ASAKARA

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プレゼン資料を相手のフォーマットに合わせて作成する3つのポイント

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「プレゼンが相手に伝わらない」といった経験は、ありませんか。

多くは、プレゼンを聴く側の相手に理解できる言葉やフォーマットになっていないことが原因です。

貴重な時間を使ってプレゼンの準備をしたのに、相手に理解してもらえなければ意味がありません。

今回は、プレゼン資料を相手のフォーマットに合わせて作成する3つのポイントをご紹介します。

1.最終アウトプットから逆算して作成プランをつくる

はじめに、最終アウトプットは何かを確認し、逆算して作成プランを作りましょう。

簡単にいうと、ゴールから逆算して、何をすべきかを洗い出します。これを行わずに、手当たり次第はじめてしまうと、無駄な時間を使うことになりますので、気をつけましょう。

具体的には、プレゼン資料をパワーポイントで作成する場合は、タイトルだけをどんどん書き出していきます。すると、スライドの合計枚数や内容が把握できます

すると、プレゼンのゴールや目的、何を伝えたいのか、そのプレゼンを聴いた人にどのような行動をして欲しいのかを確認することができます。

また、何を準備すべきかを把握できます。例えば、数字で相手を説得させたい場合は、どのようなデータを用意して、どう可視化(グラフ作成等)するのかを検討できます。

特に重要なのは、最終の段階になって、「あの内容が足りない」「あれが抜けている」といったことを削減できるため、効率的かつ効果的に準備できるのがメリットです。

2.徹底的に相手の言葉や考え方に合わせる

次に、大切なのは徹底的に相手の言葉や考え方に合わせることです。

社内用語、社外用語を明確にして、相手の使う言葉に合わせます。

例えば、プレゼンする相手が社外の方であれば、社外用語に統一してわかりやすい言葉を選ぶことが必要です。カタカナ用語は、相手に伝わりにくい傾向が多いため、できる限り日本語に変換できないかを検討しましょう。

プレゼンする相手が普段からどのような考えでいるかを把握しておき、その考えに合わせた準備が必要です。

例えば、はじめに課題から入り、その解決策を具体的に3つ挙げて説明する。そして、その期待される効果やメリットを定量的・定性的に説明する。といった流れを重視している相手であれば、その構成に合わせたプレゼン資料を準備します。

それを準備するには、事前に相手から期待していることを確認したり、普段から相手を研究していることが大切です。

3.相手が理解できる内容かを確認する

ざっくり準備ができたら、相手に理解できる内容かを60点レベルの状態で確認するのがおすすめです。

多くの方は、100点レベルの状態で確認すると思いますが、全体の構成や内容を理解してもらえるかの目的であれば、60点レベルで問題ありません

100点レベルの状態まで準備すると、相当の時間がかかります。「まずは、60点レベルの状態ですが、この内容で理解できますか?」と相手に確認していただくことで、詳細化の力の入れどころや軌道修正ポイントが明確になります

まとめ

いかがでしたでしょうか。

今回は、プレゼン資料を相手のフォーマットに合わせて作成する3つのポイントとして「最終アウトプットから逆算して作成プランをつくる」「徹底的に相手の言葉や考え方に合わせる」「相手が理解できる内容かを確認する」ことが重要であることをご紹介しました。

これを実践することで「プレゼンが相手に伝わる」ように変化することでしょう。

さらに今回紹介した内容は、プレゼン資料だけに限らず、様々な仕事でも活用できます。例えば、新入社員の方であれば、先輩や上司から依頼された報告書を作成する際です。上記のような作成プロセスで進めることにより、効率的かつ効果的にフィードバックを得ることができます。

意識していなかった方は、ぜひ試してみるのはいかがでしょうか。